|
"نخست امور نخست را قرار دهید"
مردمان مؤثر به جای مدیریت زمان به مدیریت خویشتن می پردازند.
به جای واکنش نشان دادن به مسایل اضطراری، و به جای اینکه به ضخامت امور نازک بپردازند، یا گرفتار امور بی اهمیت شوند، به الویتها و ارجحیت های خود توجه می کنند. یعنی امور نخست را نخست قرار می دهند.
در واقع عادت 3 به تحقق در آوردن عادت 2 است. می توان عادت 2 را آفرینش ذهنی و عادت 3 را آفرینش عینی و فیزیکی خواند.
گوته می گوید: " اموری که بیشترین اهمیت را دارند، نباید قربانی اموری شوند که کمترین اهمیت را دارند." بنابراین خود را تشخیص و سازمان بدهید و اجرا کنید.
انسان دارای چهار موهبت خودآگاهی، تخیل، شعور و اراده آزاد است. اراده آزاد یکی از موهبتهای حیرت انگیز بشر است.
مدیریت مؤثر یعنی نخست امور نخست را قرار دهید. رهبری تعیین می کند که "امور نخست" کدامند. مدیریت، امور نخست را به صورت روزبه روز و لحظه به لحظه تنظیم می کند و به اجرا در می آورد.
افرادی که به طرزی مؤثر مدیریت خویشتن را در پیش می گیرند پیرو ژرفترین ارزشهایی هستند که خود انتخاب کرده اند. و این اراده و تمامیت وجود و تعهد و توانایی را دارند که احساسها و حالات خود را تابع آن ارزش ها و معیارها سازند.
اگر به مسئله مدیریت زمان توجه کنیم می بینیم که اساسا وقت خود را صرف دو دسته از امور می کنیم. امور مهم و امور اضطراری.
امور اضطراری نیاز به توجه فوری و بی درنگ دارند. تلفنی که زنگ می زند مسئله یی اضطراری است. امور اضطراری غالبا مریی و ملموس اند. زیرا به ما فشار می آورند و اقدام فوری می طلبند. معمولا اموری مورد علاقه دیگرانند. درست جلوی ما قرار دارند و اغلب اوقات انجام دادن این امور خوشایند و آسان است اگرچه جزو امور مهم نیستند.
حال آنکه امور مهم به نتایج مورد نظر ما ارتباط دارند. به این مفهوم که اگر مسئله ای مهم باشد، به رسالت و ارزشها و مهمترین هدفهایتان کمک می کند.
ما نسبت به امور اضطراری واکنش نشان می دهیم حال آنکه امور مهم چون اضطراری نیستند نیاز به ابتکار عمل و عامل بودن افزونتری دارند. اگر به پرورش عادت های اول و دوم نپرداخته باشیم، به سادگی در دام امور اضطراری خواهیم افتاد و از امور مهم باز می مانیم.
در حقیقت 4 دسته اصلی از فعالیت ها در مدیریت زمان ما وجود دارند:
1. امور مهم و اضطراری
2. امور مهم و غیر اضطراری
3. امور بی اهمیت و اضطراری
4. امور بی اهمیت و غیر اضطراری
گروه دوم در واقع دسته ای از فعالیت ها هستند که مردمان مؤثر بیشترین وقت خود را صرف آن می کنند. فعالیت های این گروه به اهداف و رسالت ارتباط می یابند.
اقدامات گروه اول معمولا بحران ها و مشکلات را تشکیل می دهند و باید بی درنگ به آنها بپردازیم. چراکه هم مهم هستند و هم اضطراری. دسته سوم اضطراری هستند ولی اهمیتی در پیشبرد رسالت و اهداف برنامه ریزی شده ندارند. هرچند برای دیگران مهم باشند.
و در نهایت امور دسته چهارم آمیزه ای از همه فعالیت هایی است که نه مهم هستند و نه اضطراری. مجموعه اموری که فقط اتلاف وقت محسوب می گردد. کارهایی که تمام روز را به آنها می پردازیم اما در پایان روز به نظر می رسد که هیچ کاری انجام نداده ایم.
چنانچه به اعمال و فعالیت هایی بیاندیشیم که انجام مداوم و درست آن زندگی شخصی و یا حرفه ای ما را با تحول مواجه می کند، در می یابیم که تماما در دسته دوم قرار می گیرند. این هفت عادت نیز در همین دسته قرار می گیرند. مردمان مؤثر خود را از فعالیت های دسته سوم و چهارم بر حذر می دارند. زیرا در هر حال مهم نیستند. با بی توجهی به امور دسته دوم، امور دسته اول روز به روز وقت بیشتری از ما خواهند گرفت. برای پرداختن به امور دسته دوم باید از صرف وقت دسته های 3 و 4 بکاهیم و به طور خوشایندی "نه" بگوییم.
هرگونه فعالیتی در راستای ایجاد روابط عمیق، برنامه ریزی و سازمان دادن، رشد و گسترش مهارت های شخصی، ورزش، مطالعه عمیق و آموزش مداوم، تماما در دسته دوم قرار می گیرند.
باید به جای برنامه ریزی روزانه، به برنامه هفتگی، ماهانه و سالانه توجه کنیم. یعنی ابتدا با پرورش عادت 2 به هدفی مشخص دسا یابیم و خواسته خود را در آینده بشناسیم و آنگاه با اولویت دادن به امور فعالیت های خود را در راستای آن هدف تنظیم کنیم.
توفیق در این سه عادت مستلزم برخورداری از چهار خصیصه بشری است. خودآگاهی که لازمه عادت اول است، تخیل و شعور که لازمه عادت دوم هستند و اراده آزاد که لازمه ایجاد عادت سوم است. با پرورش این سه عادت به مدیریت بر خویشتن و احساس ایمنی درونی دست می یابید. یعنی به احساس اتکا به نفس و استقلال. به این ترتیب به ذهنیت فراوانی هم دست می یابیم. یعنی در می یابیم که چنانچه به دیگران واکنش مثبت نشان دهیم، نه تنها از ما نمی کاهد، بلکه بر ما می افزاید. زیرا مجالی برای ارتباط متقابل با سایر افراد عامل را ایجاد می کنیم.
مدیریت امروز یا مدیریت بر خویشتن پنج خصیصه مهم دارد: اول اینکه مبتنی بر اصول است و به شما فرصت می دهد که وقتتان را صرف امور واقعا مهم کنید. دوم معطوف به شعور است و برنامه ریزی را تابع ارزش های والایتان می سازد. سوم به رسالت منحصر به فردتان توجه می کند. چهارم با مشخص کردن نقش هایتان کمکتان می کند تا در زندگی تان تعادل به وجود بیاورید و پنجم اینکه از طریق برنامه ریزی هفتگی زمینه وسیع تری را در اختیارتان می گذارد.
تفویض: افزایش تولید و قابلیت تولید
بیشترمردم امور را به دیگران تفویض نمیکنند چون فکر میکنند این کار مستلزم وقت و تلاش بسیار است و خودشان بهتر و سریعتر آن را انجام می دهند. اما تفویض مؤثر امور شاید تنها و مهمترین عمل موجود باشد چراکه شما را قادر می سازد نیروهایتان را صرف فعالیت های مهم و نافذ کنید. این کار چون دیگران را نیز وارد کار می کند می تواند پیروزی عمومی خوانده شود از این رو به عادت 4 نیز ارتباط می یابد در اینجا باید بر تفاوت نقش مدیر و تولید کننده تاکید کنیم تولید کننده کسی است که هر کاری را که برای رسیدن به نتایج لازم است خودش انجام می دهد اما وقتی شخصی برای کسب نتایج با سایر افراد برای تولید کار می کند به مدیر تبدیل می شود تولید کننده با صرف یک ساعت وقت و انرژی می تواند یک واحد از نتایج را تولید کند حال آنکه مدیر در همان شرایط می تواند از طریق تفویض مؤثر 10 یا 50 یا 100 واحد از نتایج را تولید کند.
دو نوع تفویض وجود دارد، آمرانه و ناظر:
تفویض آمرانه می گوید این کار را بکن.
تفویض ناظر فقط نظارت می کند و اجازه می دهد افراد خودشان شیوه های خود را انتخاب کنند.
نوع ناظر مستلزم تعهد و تفاهم در پنج زمینه زیر است:
1. نتایج مورد نظر
2. راهنماها
3. منابع
4. معیار سنجش
5. عواقب
| 
